Planung – der Monat auf einen Blick
Das Monatsraster zeigt alle Anlagen einer Periode nebeneinander: was ansteht, was erledigt ist, wer zuständig ist. Daneben gibt es die Jahresmatrix, in der sich eine einzelne Anlage über zwölf Monate verfolgen lässt.
Wie viele Wartungen und Kontrollen fällig sind, ergibt sich aus dem Vertrag – niemand pflegt eine zweite Liste. Filterleisten grenzen nach Status, Art und Techniker ein, und jede Ansicht lässt sich als Excel-Datei ausgeben, etwa für die Besprechung am Montag.
- Monatsraster über alle Anlagen, Jahresmatrix je Anlage
- Soll-Zahlen kommen aus dem Wartungsvertrag
- Filter nach Status, Art und Techniker
- Excel-Export beider Ansichten
- Direktlinks auf einzelne Einträge, teilbar per Nachricht
Wartungen & Sichtkontrollen
Jede Wartung wird über eine Checkliste abgearbeitet. Die Kontrollfragen – läuft die Anlage, gibt es neue Mängel, wie ist der Verschmutzungsgrad – sind dreiwertig beantwortbar: Ja, Nein oder bewusst offen. So lässt sich später unterscheiden, ob etwas geprüft und in Ordnung war oder ob es schlicht nicht drankam.
Die abgesetzte Notruf-Probe wird eigens vermerkt. Arbeitszeit und Material erfasst der Techniker direkt an der Durchführung, dazu Fotos und Notizen aus der App. Sichtkontrollen laufen als eigene Art mit eigener Planung.
- Digitale Checkliste je Anlage
- Kontrollfragen dreiwertig – Ja, Nein oder offen
- Notruf-Probe wird eigens dokumentiert
- Sichtkontrollen als eigene Art geführt
- Positionsnachweis belegt die Durchführung vor Ort
Betriebskontrollen mit Freigabe
Betriebskontrollen laufen wöchentlich oder vierteljährlich, je nachdem, was im Vertrag vereinbart ist. Die offenen Kontrollen einer Periode entstehen nicht von selbst, sondern werden freigegeben – entweder vom Büro nach Sichtung oder automatisch zu Wochen- beziehungsweise Quartalsbeginn, wenn Sie das so wollen.
Dieser Zwischenschritt ist Absicht: Er verhindert, dass Kontrollen für Anlagen erzeugt werden, die gerade außer Betrieb oder neu gekündigt sind. Beide Wege benutzen dieselbe Prüfung, es gibt also keine zwei Wahrheiten.
- Wöchentliche und vierteljährliche Kontrollen
- Freigabe durch das Büro – oder automatisch zu Perioden-Beginn
- Beide Wege prüfen identisch
- Eigene Matrix- und Rasteransicht
- Positionsnachweis wie bei der Wartung
Störungen & Aufträge
Jede Störung trägt ihre Herkunft: Telefon in der Firma, Telefon in der Bereitschaft, Notrufzentrale, E-Mail, vor Ort oder aus einem Projekt. Das klingt nach Kleinkram, ist aber die Grundlage jeder späteren Auswertung – etwa der Frage, wie viel über die Bereitschaft hereinkommt.
Der Bereitschaftstechniker legt Störungen selbst an und arbeitet sofort daran, statt sie am Montag nachzutragen. Größere Vorgänge werden mit einem Klick zum Projekt, die Vorgeschichte bleibt verknüpft.
Braucht ein Einsatz zwei Leute, wird er als Zwei-Mann-Partie erfasst – mit eigener Partie-Arbeitszeit und -Wegzeit. Eine Statistik zeigt Verlauf und Verteilung von Störungen und Aufträgen über die Zeit.
- Herkunft jeder Störung wird erfasst und ist auswertbar
- Techniker legen Störungen vor Ort selbst an
- Aus einer Störung wird bei Bedarf ein Projekt
- Zwei-Mann-Partien mit eigener Arbeits- und Wegzeit
- Statistik über Störungen und Aufträge
Mängel im Griff
Festgestellte Mängel wählt der Techniker aus einem Katalog mit rund 150 Einträgen in 15 Kategorien, statt sie frei zu formulieren. Das macht die Dokumentation vergleichbar: Derselbe Mangel heißt an jeder Anlage gleich und lässt sich über den Bestand auswerten.
Der Katalog ist frei erweiterbar – Kategorien, Unterkategorien und Einträge pflegen Sie selbst. Aus einem Mängelbefund wird bei Bedarf direkt ein Auftrag für die Behebung.
- Rund 150 vordefinierte Mängel in 15 Kategorien
- Frei erweiterbar – Kategorien und Einträge selbst pflegen
- Einheitliche Bezeichnungen über den ganzen Anlagenbestand
- Aus dem Befund wird ein Auftrag
Arbeitsscheine & Verrechnung
Der Arbeitsschein entsteht aus der Durchführung – mit Zeiten, Material und Anmerkungen, wie sie vor Ort erfasst wurden. Ausgegeben wird er als PDF oder DOCX, und zwar aus Ihrer eigenen Word-Vorlage, damit Briefpapier und Layout stimmen.
Der Versand läuft per E-Mail mit Vorschau: Sie sehen die fertige Nachricht samt Anhang, bevor sie hinausgeht. Und was noch nicht abgerechnet ist, bleibt sichtbar – die Übersichten kennzeichnen Einsätze mit offener Verrechnung, sodass nichts unbemerkt liegen bleibt. Weiter geht es dann im Rechnungswesen.
- Arbeitsschein entsteht aus der Durchführung
- PDF oder DOCX aus Ihrer eigenen Word-Vorlage
- E-Mail-Versand mit Vorschau und Anhang
- Kennzeichnung offener Verrechnungen
- Hinweis, wenn erfasste Zeiten nicht zur Periode passen