Rechnungswesen

Wartungsrechnungen – der Vertrag rechnet mit

Aus jedem Wartungsvertrag entstehen die fälligen Rechnungen von selbst – mit den vereinbarten Leistungen, Rabatten und Laufzeiten. Alle fälligen Rechnungen eines Monats lassen sich in einem Durchgang erzeugen, wobei Sie vorher genau sehen, welche Perioden erfasst werden.

Betreut eine Hausverwaltung mehrere Anlagen, können Sie daraus auf Wunsch eine Sammelrechnung machen: Sie wählen mindestens zwei Verträge derselben Verwaltung aus, und daraus entsteht ein Beleg mit einzeln ausgewiesenen Teilrechnungen – ein Versand, eine Zahlung, ein gemeinsamer Status. Wer lieber jede Anlage einzeln verrechnet, macht das unverändert weiter.

Ein Vertrag besteht aus fünf Leistungen – Grundwartung, Vollwartung, Notruf, Betriebskontrolle und GSM – die einzeln vereinbart werden, jede mit eigenem Beginn und eigener Kündigung. Daneben lässt sich der Vertrag als Ganzes kündigen. Beginnt oder endet etwas unterjährig, wird der Zeitraum anteilig verrechnet – niemand muss von Hand Monate herunterrechnen.

Für jährliche Erhöhungen legen Sie eigene Systeme an – etwa nach Verbraucherpreisindex oder als individuell ausgehandelte Vereinbarung. Je System hinterlegen Sie die Werte pro Jahr, und zwar getrennt für jede der fünf Leistungen. Jeder Vertrag wird einem System zugeordnet, und die Erhöhung schlägt sich beim Rechnungslauf von selbst auf die Vertragskosten nieder.

Ausgangsrechnungen – aus dem Einsatz heraus

Was der Techniker vor Ort in der App erfasst, ist die Grundlage der Rechnung: Arbeitszeit, Wegzeit und verbrauchtes Material wandern aus der Durchführung direkt in den Beleg. Aus einer Störung, einem Auftrag oder einem Projekt wird so mit wenigen Klicks eine Ausgangsrechnung – niemand tippt Stunden aus einem Arbeitsschein ab.

Manuelle Positionen und Sonderfälle lassen sich jederzeit ergänzen, Rabatte wahlweise in Prozent oder Euro. Für steuerfreie Verrechnung gibt es den § 19 Reverse Charge als Schalter samt passendem Hinweistext auf dem Dokument.

Zuschläge & Preise – einmal hinterlegen, immer richtig

Sie legen fest, wann Zuschläge gelten – als Regeln über Wochentag und Uhrzeit. Daraus entsteht ein Wochenraster, das Sie in den Einstellungen komplett vor sich sehen. Bei der Verrechnung teilt elevAIO jede Arbeitszeit minutengenau auf die drei Stufen auf: normal, plus 50 Prozent und plus 100 Prozent.

Ein Einsatz von 22 bis 2 Uhr wird dabei korrekt auf zwei Wochentage verteilt, und Pausen verzerren nichts: Die Aufteilung wird auf die tatsächlich erfassten Stunden umgelegt. Die Verteilung ist schon beim Erfassen sichtbar, nicht erst auf der Rechnung.

Dazu kommen Preise je Hausverwaltung: vertraglich vereinbarte Stundensätze, Wegzeiten, KFZ-Pauschalen, Notbefreiungen und Kleinmaterial werden einmal hinterlegt. Die Rechnung zieht automatisch die Variante der Hausverwaltung, zu der der Vertrag gehört – niemand muss Preislisten im Kopf haben.

Storno & Gutschrift – sauber korrigiert

Muss ein Beleg zurückgenommen werden, erzeugt elevAIO eine Stornorechnung – und setzt dabei den Verrechnungs-Status überall dort zurück, wo er gesetzt war. Die betroffenen Einsätze, Perioden und Projektpositionen sind danach wieder frei zur Verrechnung, ohne dass jemand von Hand nachziehen muss.

Fällt der Gesamtbetrag einer Rechnung negativ aus, führt das System sie automatisch als Gutschrift – mit eigenem Belegtyp und eigener Kennzeichnung in der Übersicht, sodass beim Durchsehen sofort klar ist, worum es sich handelt.

Versand & Mahnwesen – sehen, was der Kunde sieht

Vor dem Absenden zeigt elevAIO die fertige E-Mail direkt im Browser – mit Empfänger, Betreff und Text, genau so, wie sie ankommt. Den angehängten Beleg öffnen Sie aus der Vorschau heraus und prüfen ihn, bevor er das Haus verlässt. Ein Freitext lässt sich je Versand ergänzen, ohne die Vorlage zu ändern, und Sie können weitere Dateien mitschicken – etwa eine Aufstellung oder ein Foto. Das gilt für Rechnungen, Mahnungen, Arbeitsscheine und Angebote gleichermaßen.

Die Dokumente entstehen aus Ihren eigenen Word-Vorlagen: Layout und Briefpapier bleiben Ihre, die Platzhalter füllt das System. Zahlungen lassen sich vollständig oder in Teilen erfassen, Skonto berücksichtigen, und wer nicht zahlt, wird über mehrere Mahnstufen erinnert – ebenfalls mit Vorschau vor dem Versand.

Vertragswerte – was Ihr Wartungsstamm wert ist

Eine eigene Jahresübersicht zeigt den Wert jeder Anlage pro Jahr – aufgeschlüsselt nach Grundwartung, Vollwartung, Notruf, GSM und Betriebskontrolle, netto wie brutto. Rabatte und Erhöhungen sind dabei bereits eingerechnet, Laufzeiten und Verlängerungen stehen daneben.

Das ist die Auswertung, nach der in der Geschäftsleitung regelmäßig gefragt wird – und die sonst in einer Tabellenkalkulation nachgebaut werden muss.