Wartungsverträge

Fünf Leistungen, einzeln vereinbart

Ein Vertrag besteht aus fünf Bausteinen: Grundwartung, Vollwartung, Notruf, Betriebskontrolle und GSM. Jeder wird einzeln vereinbart – es ist also nicht alles oder nichts, sondern genau das, was mit diesem Kunden besprochen ist.

Aus dieser Zusammenstellung ergibt sich, welche Wartungen und Kontrollen überhaupt fällig werden. Die Planung zieht ihr Soll daraus, niemand pflegt eine zweite Liste.

Laufzeit & Kündigung – auch mitten im Jahr

Jede der fünf Leistungen hat einen eigenen Beginn und kann einzeln gekündigt werden. Kommt der Notruf erst im Juli dazu oder fällt die Betriebskontrolle zum Jahresende weg, bildet der Vertrag genau das ab – ohne dass ein zweiter Vertrag angelegt werden muss.

Daneben lässt sich der Vertrag als Ganzes kündigen. Treffen beide Termine zusammen, gilt der frühere. Und wenn etwas mitten im Jahr beginnt oder endet, wird der Zeitraum anteilig verrechnet – niemand rechnet Monate von Hand herunter.

In den Übersichten sieht man auf einen Blick, was am Stichtag wirklich läuft: eine vereinbarte, aber noch nicht begonnene Leistung ist anders gekennzeichnet als eine aktive oder eine bereits gekündigte.

Preise, Rabatte und Sonderkonditionen

Die Preise werden je Leistung hinterlegt, Rabatte wahlweise in Prozent oder in Euro. Damit lassen sich die üblichen Vereinbarungen abbilden, ohne dass jemand im Kopf nachrechnet.

Darüber hinaus gibt es befristete Sonderrabatte: Sie gelten von einem Jahr bis zu einem anderen und können für jede der fünf Leistungen einen eigenen Satz haben. Die klassische Zusage „drei Jahre zehn Prozent auf die Grundwartung“ ist damit einmal hinterlegt und läuft danach automatisch aus.

Eine Terminwartung wird als eigene Zeile geführt und bleibt vom Rabatt unberührt.

Erhöhungen

Für jährliche Erhöhungen legen Sie eigene Systeme an – etwa nach Verbraucherpreisindex oder als individuell ausgehandelte Vereinbarung. Je System hinterlegen Sie die Werte pro Jahr, und zwar getrennt für jede der fünf Leistungen.

Jeder Vertrag wird einem System zugeordnet. Beim Rechnungslauf schlägt sich die Erhöhung dann von selbst auf die Vertragskosten nieder – für hundert Verträge genauso wie für einen.

Anlage, Verwaltung und Rechnungsempfänger

Am Vertrag hängen die Daten der Anlage – Adresse, Typ, Fabrikationsnummer – und die Hausverwaltung, die sie betreut. Letztere ist mehr als eine Notiz: An ihr hängen die vereinbarten Preise für Arbeitszeit, Wegzeit und Pauschalen.

Der Rechnungsempfänger wird eigens geführt, denn er ist oft ein anderer als der Betreiber. Und weil Störungen häufig anders abgerechnet werden als die Wartung, lässt sich dafür eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegen.

Vertragswerte – was Ihr Bestand wert ist

Eine eigene Jahresübersicht zeigt den Wert jeder Anlage pro Jahr, aufgeschlüsselt nach den fünf Leistungen, netto wie brutto. Rabatte und Erhöhungen sind eingerechnet, Laufzeit und Verlängerung stehen daneben.

Auf dem Dashboard lässt sich zusätzlich verfolgen, wie sich der Bestand entwickelt – wie viele Verträge neu hinzugekommen und wie viele gekündigt worden sind. Das sind die Zahlen, nach denen in der Geschäftsleitung gefragt wird und die sonst in einer Tabellenkalkulation nachgebaut werden.