Fünf Leistungen, einzeln vereinbart
Ein Vertrag besteht aus fünf Bausteinen: Grundwartung, Vollwartung, Notruf, Betriebskontrolle und GSM. Jeder wird einzeln vereinbart – es ist also nicht alles oder nichts, sondern genau das, was mit diesem Kunden besprochen ist.
Aus dieser Zusammenstellung ergibt sich, welche Wartungen und Kontrollen überhaupt fällig werden. Die Planung zieht ihr Soll daraus, niemand pflegt eine zweite Liste.
- Grundwartung, Vollwartung, Notruf, Betriebskontrolle und GSM
- Jede Leistung einzeln vereinbar
- Bestimmt, welche Wartungen und Kontrollen fällig werden
- Badges zeigen, was am Stichtag tatsächlich läuft
Laufzeit & Kündigung – auch mitten im Jahr
Jede der fünf Leistungen hat einen eigenen Beginn und kann einzeln gekündigt werden. Kommt der Notruf erst im Juli dazu oder fällt die Betriebskontrolle zum Jahresende weg, bildet der Vertrag genau das ab – ohne dass ein zweiter Vertrag angelegt werden muss.
Daneben lässt sich der Vertrag als Ganzes kündigen. Treffen beide Termine zusammen, gilt der frühere. Und wenn etwas mitten im Jahr beginnt oder endet, wird der Zeitraum anteilig verrechnet – niemand rechnet Monate von Hand herunter.
In den Übersichten sieht man auf einen Blick, was am Stichtag wirklich läuft: eine vereinbarte, aber noch nicht begonnene Leistung ist anders gekennzeichnet als eine aktive oder eine bereits gekündigte.
- Eigener Beginn je Leistung
- Teilkündigung einzelner Leistungen
- Kündigung des gesamten Vertrags
- Anteilige Verrechnung bei unterjährigem Beginn oder Ende
- Anzeige unterscheidet vereinbart, laufend und gekündigt
Preise, Rabatte und Sonderkonditionen
Die Preise werden je Leistung hinterlegt, dazu je Leistung ein Rabatt in Prozent. Damit lassen sich die üblichen Vereinbarungen abbilden, ohne dass jemand im Kopf nachrechnet.
Darüber hinaus gibt es befristete Sonderrabatte: Sie gelten von einem Jahr bis zu einem anderen und können für jede der fünf Leistungen einen eigenen Satz haben. Die klassische Zusage „drei Jahre zehn Prozent auf die Grundwartung“ ist damit einmal hinterlegt und läuft danach automatisch aus.
Eine Terminwartung wird als eigene Zeile geführt und bleibt vom Rabatt unberührt.
- Preise und Rabatt in Prozent je Leistung
- Befristete Sonderrabatte von Jahr bis Jahr
- Eigener Rabattsatz je Leistungsart
- Läuft nach Ablauf automatisch aus
- Terminwartung als eigene Zeile, unabhängig vom Rabatt
Erhöhungen
Für jährliche Erhöhungen legen Sie eigene Systeme an – etwa nach Verbraucherpreisindex oder als individuell ausgehandelte Vereinbarung. Je System hinterlegen Sie die Werte pro Jahr, und zwar getrennt für jede der fünf Leistungen.
Jeder Vertrag wird einem System zugeordnet. Beim Rechnungslauf schlägt sich die Erhöhung dann von selbst auf die Vertragskosten nieder – für hundert Verträge genauso wie für einen.
- Mehrere Erhöhungs-Systeme nebeneinander
- Werte je Jahr hinterlegt
- Getrennt für jede der fünf Leistungen
- Vertrag wird einem System zugeordnet
- Wirkt beim Rechnungslauf automatisch
Anlage, Verwaltung und Rechnungsempfänger
Am Vertrag hängen die Daten der Anlage – Adresse, Typ, Fabrikationsnummer – und die Hausverwaltung, die sie betreut. Letztere ist mehr als eine Notiz: An ihr hängen die vereinbarten Preise für Arbeitszeit, Wegzeit und Pauschalen.
Der Rechnungsempfänger wird eigens geführt, denn er ist oft ein anderer als der Betreiber. Und weil Störungen häufig anders abgerechnet werden als die Wartung, lässt sich dafür eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegen.
- Anlagendaten mit Adresse, Typ und Fabrikationsnummer
- Hausverwaltung mit eigenen Preisen für Zeit und Pauschalen
- Eigener Rechnungsempfänger je Vertrag
- Abweichende Rechnungsadresse für Störungen
- Vertragsdokumente direkt am Vertrag abgelegt
Vertragswerte – was Ihr Bestand wert ist
Eine eigene Jahresübersicht zeigt den Wert jeder Anlage pro Jahr, aufgeschlüsselt nach den fünf Leistungen, netto wie brutto. Rabatte und Erhöhungen sind eingerechnet, Laufzeit und Verlängerung stehen daneben.
Auf dem Dashboard lässt sich zusätzlich verfolgen, wie sich der Bestand entwickelt – wie viele Verträge neu hinzugekommen und wie viele gekündigt worden sind. Das sind die Zahlen, nach denen in der Geschäftsleitung gefragt wird und die sonst in einer Tabellenkalkulation nachgebaut werden.
- Vertragswert je Anlage und Jahr
- Getrennt nach den fünf Leistungen, netto und brutto
- Rabatte und Erhöhungen bereits eingerechnet
- Entwicklung des Bestands auf dem Dashboard
- Alle Anlagen zusätzlich auf der Kartenansicht
Unterlagen liegen am Vertrag
Zu jedem Vertrag gehören Unterlagen, die nicht bei einem Einsatz entstehen: der unterschriebene Vertrag selbst, Pläne, Prüfbefunde, der Schriftverkehr mit der Hausverwaltung. Die liegen am Vertrag – in einer Ordnerstruktur, die Sie selbst anlegen, und in fast jeder Dateiart bis hin zu E-Mails.
Nicht zu verwechseln mit den Bildern der Techniker: Die hängen am jeweiligen Einsatz, nicht am Vertrag. Beides erreichen Sie über dieselbe Schnellansicht.
Wie die drei Ablagen zusammenspielen