Anfrage – der Startpunkt
Jedes Projekt beginnt mit einer Anfrage: das Anliegen des Kunden als Textpositionen, dazu alle Unterlagen – Fotos, E-Mails, Pläne – direkt am Projekt abgelegt. Besonders praktisch im Alltag: Meldet ein Kunde eine Störung, die sich als größerer Schaden herausstellt, wird aus der bestehenden Störung mit einem Klick ein Projekt. Die Vorgeschichte bleibt verknüpft, nichts wird doppelt erfasst.
- Anliegen als Textpositionen strukturiert erfassen
- Dateien direkt am Projekt – inklusive E-Mail-Ablage
- Aus einer bestehenden Störung ein Projekt machen – mit verknüpfter Historie
Besichtigung – direkt aufs Handy des Technikers
Besichtigungen werden Technikern zugewiesen und priorisiert – der Techniker erhält eine Push-Benachrichtigung und findet den Termin in der App unter dem eigenen Menüpunkt „Besichtigungen“. Vor Ort dokumentiert er den Bestand mit Fotos und Notizen, dann arbeitet er die Aufgabenliste ab. Alles landet automatisch am Projekt und steht dem Büro sofort für die Angebotslegung zur Verfügung.
- Techniker zuweisen und priorisieren – mit Push aufs Handy
- Eigener Mobile-Menüpunkt „Besichtigungen“ mit Aufgabenliste
- Fotos und Notizen direkt vor Ort erfassen
Angebot – professionell und nachvollziehbar
Das Angebot entsteht direkt im Projekt: Positionen aus dem Produktkatalog, Rabatte in Prozent oder Euro, auf Wunsch steuerfreie Verrechnung nach §19 (Reverse Charge). Das fertige Dokument wird als DOCX oder PDF erzeugt – mit Versionshistorie, sodass jeder Stand nachvollziehbar bleibt. Der Versand läuft per E-Mail mit Vorschau des fertigen PDFs im Browser, Zusatz-Anhängen und Versandprotokoll. Nach der Beauftragung ist das Angebot schreibgeschützt.
- Vollwertige Positionen mit Produktkatalog, Rabatt in %/€
- DOCX-/PDF-Erzeugung mit Versionshistorie und Gültigkeitsdauer
- E-Mail-Versand mit PDF-Vorschau, Zusatz-Anhängen und Versandprotokoll
- §19 Reverse Charge für steuerfreie Verrechnung
- Schreibschutz nach Beauftragung
Auftrag – Arbeit und Material im Griff
Nach der Beauftragung wird das Projekt zum Arbeitsplan: eine Aufgabenliste mit sichtbarem Fortschritt, eine Materialliste mit Status je Position (Benötigt, Bestellt, Geliefert, Auf Lager) und daraus beliebig viele Technikeraufträge – ein großes Projekt lässt sich auf mehrere Einsätze und Techniker aufteilen. Positionen aus dem Angebot werden dabei übernommen, auf Wunsch auch aufgeteilt.
- Aufgabenliste mit Fortschrittsanzeige
- Materialliste mit Status Benötigt / Bestellt / Geliefert / Auf Lager
- Beliebig viele Technikeraufträge aus einem Projekt
- Angebotspositionen übernehmen – auch aufgeteilt
Durchführung – mobil dokumentiert
Der Techniker arbeitet die Checkliste direkt am Smartphone ab, dokumentiert mit Fotos und Notizen und schließt den Einsatz vor Ort ab. Das System denkt mit: Sind alle Aufgaben erledigt, die Anlage aber noch außer Betrieb, weist elevAIO ausdrücklich darauf hin – so geht kein offener Punkt im Alltagstrubel unter.
- Checkliste mobil abhaken – Fortschritt sofort im Büro sichtbar
- Fotos und Notizen direkt am Einsatz erfassen
- Automatischer Hinweis, wenn die Anlage nach Abschluss außer Betrieb ist
Verrechnung – flexibel bis zur Endabrechnung
Aus dem Projekt entstehen Ausgangsrechnungen – auch mehrere Teilrechnungen über die Laufzeit. Als Quelle dient wahlweise das Angebot oder der tatsächliche Aufwand. Bereits verrechnete Positionen und Einsätze werden ausgegraut – eine doppelte Verrechnung ist ausgeschlossen. Eine Stornorechnung setzt den Verrechnungs-Status automatisch zurück, und die Endabrechnung schließt das Projekt sauber ab.
- Mehrere Teilrechnungen pro Projekt
- Quelle wählbar: aus dem Angebot oder nach Aufwand
- Schutz gegen Doppelverrechnung – Verrechnetes wird ausgegraut
- Stornorechnung setzt den Verrechnungs-Status zurück